會展物流的具體業務流程主要包括以下三大環節：
一、指定物流服務商
按照國際慣例，一般大型展會，其組委會都要指定物流服務商。物流服務商根據組委會提供的信息與參展商聯系，洽談具體物流服務需求。在這一階段，參展商業可以與會展主辦方進行溝通，自己選擇物流服務商。
在實際會展活動過程中，展品的物流組織模式主要有：參展商自行負責展品運輸；參展商自選物流服務商進行展品運輸；展會主辦方指定會展物流服務商通過郵寄或快遞等方式。
值得指出的是，在展會操作中，參展方使用會展主辦方指定的物流服務商效果最好。因為在通常情況下，由會展主辦方指定的物流服務商大多是一些有會展物流經驗、綜合實力較強、知名度較高，能夠全權代理展會的國內、國際展品物流服務的大型物流企業。與這樣的物流供應商合作，服務質量、安全性有一定的保障，可省去參展商的許多后顧之憂。如果企業自己聯系物流服務商，最好找正規的企業。否則，將會展物流業務交予缺少經驗的物流公司難免會有一些意外發生，造成不必要的損失。
二、物流服務方案的設計與完善
承擔會展物流業務的物流服務商根據參展商的要求設計物流服務方案，包括了解展品的運輸、保管、布展及回收等內容，如果是國際性會議還需要涉及國際保險、報關等服務。在這一階段中，物流服務商需要與參展商充分溝通，才能保證方案符合參展商的需要。
一般而言，海外參展商通常有一些國際性的運輸公司代理。國際展覽運輸協會認為，展會物流代理工作主要有6個方面。
1.聯絡。
2.展會前與客戶聯系，應明確基本的運輸要求。如單證文件、截止日期等。 3.辦理單證文件以及現場代理。 4.設計最佳運輸方式和路線。 5.提供現場支持。 6.展后處理、回運等。
三、物流服務方案的實施
根據會展主辦方的展會日程安排，物流服務商依據方案進行展品提貨、運輸、保管等物流作業，活動過程中要與會展主辦方及時溝通。交付展品后，要由參展商進行確認，待展覽結束后立即啟動下一輪物流或展品回程運輸。優秀的物流服務商，還可以為參展商提供布展、展覽管理、展品回收處理等一攬子增值服務。
對于參展商而言，在展品運輸階段要與物流代理商緊密聯系，并注意把握好一下幾個階段。
1. 認真挑選物流商
在確定參展之后，參展商要盡快確定展品物流服務供應商。確定物流商后，雙方會簽訂一份展品運輸的協議。協議主要內容有：物流公司及展館的通信地址、聯系方式和聯系人、接貨時間安排、運輸方式、到達站、發貨單位、展會名稱、件數、重量、體積、保險價值等。
2. 緊密聯系物流商
在于物流商的聯系中，最好使用書面以及傳真形式，以便根據文件內容進行核對。按照國際慣例，參展貨物通常是在距離開幕前兩天運到，保持密切溝通是為了防止展品在運輸過程中出現意外情況。
3. 迅速有序進展場
由于展會周期相對較短的特點，往往展前展品進館的時間安排很緊，所以，參展商應該聽從物流代理商的統籌安排，盡可能地爭取布展時間，做到協調、安全、快速、有序。
4. 妥善處理參展品
展會結束后，參展商應與所委托的香港進出口貨代提前溝通，商定好撤展及展品深圳到香港物流運回事宜。